GDPR: Årshjulet

Årshjulet er den centrale funktion i ComplyCloud-platformen, som løbende holder jer på sporet med jeres compliance. Det fungerer som en digital, visuel kalender, hvor alle opgaver for året er planlagt på forhånd – og systemet sørger selv for at definere og udsende dem, så I ved, hvad der skal gøres, hvornår det skal ske, og hvordan det skal udføres. 

Årshjulet og opgaver:

På opgavesiden har du et overblik over alle de opgaver, der er tildelt organisationen som helhed. Dette indebærer opgaver, der automatisk er aktiveret af ComplyCloud, eller opgaver, I selv har oprettet. Kom i gang ved at gå til:

1. Drift og kontrol  
2. Opgaver

Her kan du vælge enten Opgaveliste eller Årshjul - begge indeholder overlappende information, men har forskellige formål.

Årshjul:

Dette er dit visuelle overblik over alle færdiggjorte og Overskredne opgaver. Med det visuelle årshjul kan du bl.a.

• Vælge mellem visning på års- eller månedsbasis

• Skifte mellem et samlet overblik eller per modul – hvis I har adgang til både Sikkerhed- og Privatlivsmodulet 

Du kan til hver en tid tilgå konkrete opgaver ved at klikke færdiggjort eller overskredet i midten af årshjulet, eller ved at klikke på en måned eller en specifik dag: 

Opgaveliste:

Formålet med opgavelisten at give dig overblikket over alle overskredne og kommende opgaver, samt at kunne uddelegere ansvaret for at få opgaver løst. Klik på en opgave for at løse den, uddelegere ansvaret eller blot for at få den fulde beskrivelse. Alle overskredne opgaver vil altid ligge øverst i opgavelisten hvorefter kommende opgaver vises med dem med den tætteste deadline først. 

Du kan gå mere i dybden med arbejdet med opgaver her

Typer af opgaver og aktivitetsloggen

Engangsopgaver

Engangsopgaver er opgaver, der kun skal udføres én gang og har en fast deadline. Når opgaven er afsluttet, bliver den arkiveret og markeret aktivitetsloggen hvor du altid kan finde dens historik.

Gentagne opgaver

For opgaver, der skal løses med jævne mellemrum – som den årlige opdatering af virksomhedens sikkerhedspolitik – kan du vælge en gentagelsesfrekvens. Disse opgaver vises som én samlet opgave i årshjulet, og du kan følge med i hvornår opgaven blev gentaget under Aktivitetsloggen.

Overskredne opgaver

Hvis en gentagen opgave ikke afsluttes inden deadline, oprettes en opgave markeret med 'Overskredet'. Den får den oprindelige deadline markeret med rødt og teksten Opgaven overskred deadlinen. Den oprindelige opgave får automatisk en ny deadline.

Aktivitetslog 

Årshjulet inkluderer en aktivitetslog, som fungerer som et audit trail for alle opgaver. Her kan du se:

• Hvem der har oprettet eller redigeret en opgave
• Hvornår opgaven blev afsluttet
• Ændringer i deadlines og opgaveansvar

Denne historik sikrer fuld gennemsigtighed og gør det nemt at dokumentere, at compliance-opgaverne er håndteret korrekt.