Generelt om opgaver
Opgavefunktionen giver dig overblik over opgaver, deadlines og ansvarlige personer, så intet bliver overset. Du kan læse mere om årshjulet her
Du finder opgaveoversigten under Drift & Kontrol > Opgaver
Bemærk: Opgaver med overskredne deadlines vises øverst i opgaveoversigten og er markeret med rød.
Typer af opgaver
Engangsopgaver
Engangsopgaver er opgaver, der kun skal løses én gang og ikke gentages automatisk. De har en fast deadline og forsvinder fra opgaveoversigten, når de er afsluttet. Historikken for afsluttede engangsopgaver kan altid findes i aktivitetsloggen og de kan altud findes under Arkiv.
Gentagne opgaver
Gentagne opgaver vises som én samlet opgave og kan genbruges hver gang opgaven skal udføres. Hvornår, og af hvem, opgaven er udført kan ses i aktivitetsloggen, som er beskrevet herunder.
For at se frekvensen på dine opgaver skal du klikke på en specifik opgave og gå til Frekvens.
Bemærk:
- Du kan ændre frekvensen for opgaver, som du selv har oprettet.
- Nogle opgaver kan ikke redigeres, hvis de er tildelt af ComplyCloud som en engangsopgave.
Opgaver omkring dokumentation
Nogle opgaver kræver oprettelse af dokumenter gennem et spørgeskema, hvor du besvarer spørgsmål for at indsamle de nødvendige oplysninger. Når spørgeskemaet er udfyldt, bliver dokumentet derefter automatisk oprettet. Du kan læse mere om dokumenter her.
Oprettelse af opgaver
For at oprette en ny opgave gå til Handlinger > Opret en opgave
Udfyld som minimum følgende felter for at oprette opgaven:
- Titel
- Beskrivelse
- Deadline
3. Klik Gem.
Tip:
Når du opretter egne opgaver kan du bl.a. tilvælge en konkret kategori, som opgaven skal tilhører. Det er en god idé at tilføje en kategori, da du dermed sikrer dig, at opgaven vises under Dashboardets kategorier og at opgaven vises i Årshjulet:
Færdiggør en opgave
For at få det fulde overblik over jeres compliance niveau er det vigtigt at medarbejdere husker at markere opgaver som færdiggjorte i ComplyCloud. Dette gøres ved at klikke:
- En opgave fra oversigten
- Handling
- Fuldfør/Godkend
Tip: Du kan tilføje godkendere til specifikke opgaver ved at:
- Klikke opgaven
- Godkend
- Vælg godkender og klik Gem ændringer
For opgaver, der omhandler oprettelse af et dokument, kan du fuldføre opgaven ved enten at tilgå og udfylde det linkede spørgeskema eller ved at uploade jeres eget dokument.
Redigering af opgaver
Du kan redigere opgaver for at ændre deadlines og indhold:
- Gå til den specifikke opgave
- Handlinger
- Redigér
Bemærk: Det er ikke muligt at ændre deadlines for overskredne opgaver.
Filtrér dine opgaver
Du kan med fordel filtrere på dine opgaver ved at vælge Opgaver > Filtre
Tip:
- Benyt Min visning i filteroversigten for hurtigt at få et overblik over dine specifikke opgaver
- Du kan kun filteret i frameworks hvis du har slået et til. Du kan læse mere om Frameworks her.
For at filtrere opgaver efter et specifikt datointerval gå til:
- Opgaver
- Vælg tidsoversigten
- Vælg det ønskede interval
Aktivitetslog
Du kan finde en aktivitetslog for hver opgave, hvor du bl.a. kan se, hvornår gentagne opgaver er blevet afsluttet. Du kan læse mere om aktivitetslogen under artiklen GDPR: Årshjulet.
Arkiv
Arkivet viser afsluttede opgaver og opgaver, der er markeret som ikke relevante for virksomheden. For at se arkivet få til
- Opgaver
- Handlinger
- Se Arkiv
Approval Flows og uddelegering
Du kan uddelegere opgaver til medarbejdere eller teams:
- Opgaver
- Klik på en specifik opgave
- Redigér
- Ansvarlig/Godkender/Afdelinger
Bemærk: Opgaveansvarlige og godkendere kan modtage e-mail notifikationer omkring deres tildelte opgaver ved at slå det til under:
- Indstillinger
- Brugere
- E-mail notifikationer: “Når Opgaver, du er involveret i, bliver opdateret”